有棟大樓的管理會一直接到投訴,說電梯太慢,每次都要浪費時間等很久才能搭上電梯。於是管理會決定要花錢,想辦法加快電梯的速度:升級馬達、改善演算法、安裝新的電梯。
可是,為甚麼問題一定是出在電梯的速度呢?為甚麼我們不試著在電梯外裝上乾洗手、放一些傳單,讓人覺得不會等很久,以此來解決問題呢?
重組問題框架
我們對問題的假設,會衍生出一個相對應的「解決方案空間」,所能想到的一連串解決方案,全部都被侷限在這個有限的空間裡面。重組問題框架,就像是在重新定義問題,幫助我們找到真正應該被解決的部分,把時間用在對的地方,並且可以提供我們更多的選擇,協助我們做出最好的決定。
就像上面的例子,投訴的內容是電梯太慢,於是這個問題就有了一個隱含的解決方案空間:電梯速度。如果我們能妥善利用重組問題框架這個工具,就能理解到,其實真正的原因是人們討厭等待,試著裝上乾洗手、播放音樂、擺放傳單,讓人覺得等電梯的時間沒那麼久,不會那麼無聊,是不是就能取代那些裝修電梯的大把費用了?
如何重組問題框架?
重組問題框架的目的,是希望能刻意暫時偏離原本的問題,先弄清楚原本的框架。因此,在進行重組之前必須要確立問題的框架,重組完畢後要記得在現實世界驗證目前的問題框架。
市場的需求和環境會不斷變動,遇到的問題不會是固定而永久的,所以重組問題框架不應該是一個一次性的動作,最好是能安排定期的問題檢視,把重組問題框架這件事情變成一種習慣。
建立框架:我們想解決的問題是甚麼?
在第一個步驟要做的事情:先問清楚問題是甚麼。最好的方法是把問題用幾行簡單的句子寫下來,接著針對這些陳述,把問題全面地檢視一次:
陳述的真實性:電梯太慢會不會是主觀的感覺問題?或是顧客想降低租金的一種手段? 框架的自我設限:專案沒有預算?能不能從外部替專案找到新的資金來源? 預設的解決方案:促進職場性別平權只能想辦法打造女性楷模?會不會有其他因素影響了性別平權? 問題的清楚程度:需要提高總營收?是因為留不住新客戶還是沒有新客戶上門? 目前的問題負責人 情緒性的描述字眼 錯誤的妥協:你想選A還是選B?為甚麼不能找出一個新的選項? 在檢視的過程中,要注意:不要太早開始專注於細節,這樣做有很大的可能會迷失在細節裡。在這個步驟最重要的事情是把目光拉遠,確定好自己擔心的問題是正確的,接下來才要開始慢慢檢視那些細節。
重組問題框架:挑戰問題的假設和信念,不要盲目地相信直覺
這個步驟是要挑戰自己原本對問題的理解,目標是能夠找出不同的思考方式。可以試著採取下面幾種策略來進行這個步驟:
跳出框架:別急著先研究細節。
有時候問題框架內有明顯的問題長在那,等著被解決,目光很容易被吸引走,而忽略了沒有注意到的部分。這種時候可以跳出自己的專業,邀請不同領域的人一起參與討論,並且要留意:相關性並不等於因果性,找到不明顯的面向,試著把觀察的時間拉長,看看更早之前是否有發生其他的事情。
重新思考目標
目標和問題一樣,都會隨著環境變化,也都是需要被質疑的。以升遷為例,你想要升遷的目的是甚麼呢?賺更多錢?有更高的地位?有過更好的生活品質?那有沒有甚麼方法是可以達到這些目標,而不用透過升遷呢?透過重新思考目標這個方法,先找到更高層次的目標,反推出其他解決方式,並且確保你清楚的認知到:事實和假設不是恆等的,升遷的同時責任也跟著增加,薪水的上漲可能需要犧牲個人時間去換取,因此,升遷並不一定能獲得更好的生活品質。
檢視亮點:甚麼時候不會發生這種問題?
在《真確》中提到,人們傾向於留意壞事多過於好事,造成了負面型直覺偏誤的這種現象。可能在過去的經歷中我們有順利解決掉某種類型的問題,只是因為這種直覺偏誤,使我們很容易忽略掉這樣子的案例。因此,可以想想看是否過去曾經有發生但比較輕微的情況,甚至是問題發生了但沒有負面影響的情況下,有甚麼不一樣的事情發生?如果自己過去的經歷沒有,那就去外面的世界找找,看看誰曾經發生過類似的問題?甚至把這個問題在公開的平台上發布,利用網路的力量,找出誰曾經有遇過這樣的問題?
照照鏡子:在問題形成的過程中,我扮演甚麼角色?
前面幾個策略想做的事情,是找出隱藏在框架背後的線索,然而既然你想解決某個問題,那這個問題的產生中你必定會有某種程度的參與,也就有可能對這個問題產生某種程度的影響。但人很難承認自己的錯誤,所以在重組問題框架的時候也請記得要問問自己,先把問題規模試著縮小到「我」有能力影響的部分,想出一些能夠動手的空間,接著檢討「我」在這個問題中有甚麼貢獻,盡量避免用指責的方式去攻擊別人。最後,去找別人問問他對「我」的感受,看看是否這個問題「我」所想的那些假設和貢獻,在別人眼裡也相同。
以他人觀點思考:觀點取替,了結別人如何看世界
假設現在的問題是需要別人協助才有辦法解決的,用他的觀點去思考是一件很重要的事。假設你負責公司內社群媒體的業務,而你的合作夥伴在這個專案進行的過程中不斷強調「需要一隻 YouTube 影片瘋傳」,就算你用你的專業向他解釋影片瘋傳和社群媒體經營成功與否沒有關係,他仍然執意要有一支影片,這時候請切換到他的觀點去思考:是不是這件事情和他能取得的某種利益有關呢?比如說可以得到額外的獎金?利用這種方法幫對方找到一個合理的解釋,並且預設對方是沒有惡意的,從各個利害關係人的觀點來探討手上的問題,就更容易擺脫由自己的世界觀所造成的盲點。
前進:測試解決方案前,先測試一下問題
醫師在實際動手術之前,會先做一些檢測,確保診斷無誤;解決問題之前,也應該要先確定要解決的問題是正確的,才不會浪費時間在錯誤的問題和本來就不應該這樣做的解決方案。
現在有許多的產品都是透過募資平台取得資金,接著才進行生產--這就是一種測試問題的方法,除了驗證問題是否實際之外,也測試到這個問題是不是足夠重要,重要到可以讓人有意願去了解進一步的資訊。
此外,我曾經聽過一個故事:有個人想某個地方賣飲料,但是他沒有直接搬一台飲料機放在這,而是先在這個地點擺了一個小攤子,測試這個地方是否有人會需要飲料。這也是一個很好的例子,先設計出一個前型產品,迅速、簡單的測試概念,省下了診斷問題的麻煩。
最後,問題是會隨著時間和環境不斷變化的。因此,重新檢視問題也是這個步驟中很重要的一環,最好能先安排好下一次執行的時間,並且指定一個明確的推行人,更能幫助這個循環的進行。